keyboard-social-business-young-person_1150-1012

Tại sao dự án công nghệ của bạn thất bại? Làm thế nào để tránh thất bại?

Trong bối cảnh lĩnh vực kỹ thuật số ngày càng cạnh tranh, gần như không thể dự đoán thành công của dự án và loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Tuy nhiên, mọi thất bại của dự án đều ảnh hưởng tiêu cực đến không chỉ KPI doanh nghiệp của bạn mà còn cả sự duy trì và động lực của nhân viên.

Vậy làm thế nào để giảm thiểu rủi ro và tránh những sai lầm phổ biến của quản lý dự án? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nêu ra bảy lý do tại sao các dự án công nghệ thất bại và cung cấp cho bạn một số hành động để tránh điều đó xảy ra.

Lý do 1. Thiếu sự gắn kết

Khoảng cách giữa giám đốc điều hành và các đối tác trong sản phẩm, kỹ thuật, thiết kế và tiếp thị thường gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Trước hết, điều thường xảy ra là quản lý cấp cao hoặc nhà tài trợ không dành nhiều thời gian để tham gia vào dự án. Họ cung cấp các yêu cầu và chờ đợi các đội tạo ra kết quả mong muốn. Không thể đặt câu hỏi hoặc đề nghị thay đổi, các đội buộc phải tiếp tục phát triển một cách mù quáng.

Mặt khác, các chuyên gia công nghệ hiếm khi đủ hòa đồng. Niềm tin chung rằng không ai ngoài bộ phận CNTT có thể hiểu những gì đang xảy ra dẫn đến thiếu trách nhiệm. Nếu lãnh đạo về công nghệ không thể truyền đạt chi tiết dự án cho các giám đốc điều hành phi công nghệ, dự án của bạn hoàn toàn phụ thuộc vào một nhóm người trong một bộ phận, đó là một sai lầm rất lớn.

graphic-designers-meeting_1170-2002

Các thành viên và nhóm dự án cần có sự gắn kết với nhau khi làm việc

Lý do 2. Các yêu cầu không được truyền đạt rõ ràng

Trong giai đoạn đầu phát triển dự án, mọi người đều có quan điểm riêng về cách mọi thứ nên được thực hiện. Ý kiến ​​của tất cả các đối tác nên được lắng nghe và tính đến. Tuy nhiên, 39% dự án thất bại vì yêu cầu xấu. Điều đó có nghĩa là các bên liên quan trong kinh doanh thường đi trước với các yêu cầu của họ mà không nhận được tư vấn từ các nhân viên chịu trách nhiệm về sản phẩm.

Lý do 3. Nhu cầu thực sự của người dùng không được giải quyết

Nó có điểm chung với các phần trước. Lần này vấn đề liên quan đến mối quan hệ của bạn với khách hàng. Các yêu cầu thường được xác định bởi một người trung gian không tham khảo ý kiến ​​hoặc liên quan đến những người cuối cùng sẽ sử dụng sản phẩm.

Không biết nhu cầu thực sự của khách hàng chắc chắn sẽ dẫn đến thất bại. Vì vậy, trước khi bắt đầu một dự án, bạn cần trả lời một câu hỏi đơn giản: Có ai cần những thứ chúng ta sẽ làm không?

3

Giải quyết nhu cầu thực sự của khách hàng

Lý do 4. Dự toán các vấn đề

Mặc dù không thể dự đoán được dự án sẽ mất bao nhiêu thời gian, nhưng có rất nhiều vấn đề nghiêm trọng có thể tránh được chỉ bằng cách thực hiện quy trình ước tính nghiêm túc hơn.

Vì những người thực sự thực hiện công việc thường hiếm khi được phép tham gia vào quá trình ước tính nên các ước tính thường xuất hiện quá xa thực tế.

Hơn nữa, để làm cho dự án có vẻ hấp dẫn hơn, các ước tính có thể được cắt giảm tùy ý, dẫn đến việc thiết lập thời hạn không hợp lý. Việc nhanh chóng hoàn thành dự án khiến nhóm có thể bỏ qua hoặc cố tình bỏ qua một số khía cạnh quan trọng.

Lý do 5. Không lập kế hoạch

Đi sâu vào hiệu suất mà không suy nghĩ là một lý do khác cho thất bại của dự án. Vấn đề thường được gây ra bằng cách đánh giá thấp sự phức tạp của dự án (xem Lý do 4).

Các vấn đề quy hoạch phổ biến nhất thường là: Không thêm quản trị rủi ro hoặc dự phòng vào dòng thời gian của dự án. Không thảo luận về vai trò và trách nhiệm rõ ràng. Các công ty tuân theo lịch trình riêng của họ trước tiên không nhận được các cam kết tương ứng từ các thành viên khác, những người cũng phải cam kết với lịch trình.

5

Lên kế hoạch chi tiết cho dự án

Lý do 6. Không theo dõi sát sao

Nếu không theo dõi sát sao dự án, bạn không thể giải quyết các vấn đề xảy ra trong giai đoạn đầu. Sự chậm trễ như vậy sau đó dẫn đến rất nhiều các vấn đề khác. Cập nhật lịch trình thường xuyên rất quan trọng. Với sự giám sát đầy đủ, bạn có thể nhận thấy rằng dự án đang gặp khó khăn và khắc phục nó mà không để lại hậu quả nghiêm trọng. Tuy nhiên, nếu bỏ lỡ khoảnh khắc này, bạn sẽ phải chi nhiều tiền hơn và nỗ lực làm lại công việc từ đầu.

Lý do 7: Vấn đề ra quyết định

Các quyết định quan trọng thường được đưa ra bởi những người có ít kinh nghiệm thực tế trong công ty. Mặt khác, các nhóm làm việc trong dự án lại né tránh đưa ra quyết định để không chịu trách nhiệm về hậu quả trong tương lai.

Ngoài ra, vì không theo dõi dự án (xem Lý do 6), các bên liên quan sẽ không nhận thức được các vấn đề đột xuất và không đưa ra quyết định đúng đắn.

team-work-process-young-business-managers-crew-working-with-new-startup-project-labtop-wood-table-typing-keyboard-texting-message-analyze-graph-plans_1253-799

Thận trọng và kịp thời khi ra quyết định

Làm thế nào để tránh thất bại

Ngay cả những ý tưởng tốt nhất cũng không thành công khi được chuyển thành những hành động kém. Dưới đây là 10 mẹo quản lý dự án quan trọng sẽ giúp bạn phòng ngừa thất bại:

1. Tìm hiểu những gì khách hàng của bạn cần: hỏi đội ngũ bán hàng để nhận phản hồi, đọc các nhận xét cho các dự án tương tự, nói chuyện với những người có khả năng sử dụng trực tiếp sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

2. Dành thời gian để tiến hành nghiên cứu thị trường bổ sung và phân tích kinh nghiệm của người dùng thích hợp khác.

3. Thu hút những người thực sự sẽ thực hiện công việc đến quá trình ước tính.

4. Công ty không ước tính những điều chưa biết.

5. Thiết lập liên lạc hiệu quả giữa các nhóm tham gia dự án.

6. Tham gia lãnh đạo kỹ thuật để cung cấp các báo cáo rõ ràng và súc tích. Xem xét ý kiến ​​của tất cả các đối tác ở giai đoạn đầu của kế hoạch dự án.

7. Khuyến khích các giám đốc điều hành tham gia vào dự án.

8. Lên kế hoạch trước: đặt vai trò rõ ràng, đảm bảo các kế hoạch của các nhóm khác nhau tương ứng, thêm dự phòng rủi ro, …

9. Luôn theo dõi và phân tích kết quả trung gian.

10. Hãy sẵn sàng đáp ứng với những thay đổi.

silhouette-confident-businesspeople_1098-1768

Bất kể tất cả các lời khuyên bạn có thể tìm thấy trên Internet, việc thuê những người làm về công nghệ là một người không thành thạo công nghệ là một thách thức. Nếu bạn có ít kinh nghiệm trong quản lý dự án và công việc đã vượt quá khả năng của các chuyên gia nội bộ trong công ty, bạn luôn có thể thuê nhân viên từ xa. 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *